使用 Outlook 的【工作/Tasks】追蹤紀錄「待辦工作」

  

Outlook 軟體其實並不是只能接送電子郵件及行事曆功能而已，它還有很多好用的功能，這裡再為你介紹其【工作/Tasks】功能，這個功能可以幫助你紀錄並追蹤待辦工作，也可以設定提醒時間，並協助你指派(Assign)任務給同事或是員工，要注意的是當你指派工作給其他人之後，你就沒有權限再更改這個項目了。缺點是你必須進到 Outlook 才可已有這些服務。

參考最上面的圖片，在 Outlook 的視窗中點選【Tasks/工作】，就會轉換到【工作】頁面，在空白處填入工作的主旨(Subject)後按下[Enter]就可以新增一筆工作，這裡可以設定的項目有狀態(Status)、到期日(Due Date)、完成%(% complete)…等。請注意：已過期的項目系統會自動轉為紅色，已完成的項目則會出現刪除線。

在每個項目上連續點滑鼠兩下，可以開啟更多的選項，如果要讓 Outlook 提醒你，就可以在 Reminder(提醒) 的前面方框打勾並設定時間。可以按 Detail(詳細資料)設定更多的選項。如果要分派工作給同事或員工，則點選 Assign Task(指定工作)，請注意：指定工作只能送給一樣使用 Outlook 環境的人，其他的郵件軟體將無法運作。當對方接受這項指派工作後，這筆資料將從你的工作清單中消失。

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讀完這篇後你一定要看：
利用記事本追蹤紀錄「待辦工作」項目
用 記事本追蹤紀錄「待辦工作」的注意事項
8D report (問題分析與解決)

[電腦] Outlook 2003 也可以縮小圖片

一般人在使用電子郵件時，常常有機會附上圖片，但現在的數位相機拍得照片解析度越來越高，拍一張照片動不動就是 1～2 Mega 的檔案大小，讓我們原本就不是很大的網路郵件空間更加的吃緊。

之前我曾提出『寫電子郵件的禮儀』，並且希望大家可以以用壓縮軟體來減小電子郵件的附檔大小，另外圖片也要用縮圖軟體來降低其解析度，這樣不但可以讓我們為網路的流量浪費盡一點力，同時也可以讓收到我們郵件的人少了一份負擔。

[生活] 如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小

在偶然間發現原來 Outlook 2003 以後的版本已經考慮到這種狀況了，還貼心的在郵件功能裡加進了『縮圖』的功能，這裡就為大家介紹 Outlook 2003 的縮圖方法。

1. 開啟 Outlook 2003 的寄件夾，先把要寄送的圖檔加入當作附檔。這時會看到電子郵件的畫面中多出了一行『Attach…』及一個『Attachment Options』的按鈕，按下這個按鈕。
(※注意：這個方法只適合圖片當附檔的狀況，如果是HTML格式下的插圖就不行了。)

2.按下『Attachment Options』的按鈕後，在右邊會出現一個『Attachment Options』的側邊欄，這裡有一個『Picture Options』的欄位，在『Select picture size:』按下拉選單，可以看到三種圖片的解析度大小供選擇，有 Small(448 x 336), Medium (640 x 480), Large (1024 x 768)，我通常選擇 『640 x 480』 ，一般來說這樣的解析度就夠了，除非是要送很詳細的圖。
如果在『Show when attaching files』的前面打勾的話，下次只要你在 Outlook 的郵件中加上附圖時。這個『Attachment Options』就會自動打開，方便你選擇縮圖的功能。

3. 設定完成後，郵件也寫好了，就可以按下『Send』傳送鈕寄出郵件，當對方收到郵件時其附圖的解析度就會是我們設定好得大小了，你也可以到『寄件備份夾』找到剛剛寄出的郵件，打開來看就可以發現附圖檔的檔案真的變小了。
這裡原本兩張附圖的解析度都是 1600 x 1200 有 809KB 及 762KB，縮完圖後變成了 640 x480 的 43KB 及 37KB，相差幾乎20倍。

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延伸閱讀：
[電腦] 快速找出 Outlook 2003 行事曆中的大檔案項目並刪除
定期檢視 Exchange server 中已使用的空間大小 (以outlook 2003為例)
Outlook 2003 English 如何使用顏色管理郵件

[生活] 如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小

[電腦] 快速找出 Outlook 2003 行事曆中的大檔案項目並刪除

公司有使用 【Exchange Server】及【Outlook】的朋友，應該都有【郵箱已滿】或是【信箱超過他的大小限制】的困擾，有時明明已經刪掉了不用的電子郵件項目，可是系統還是動不動就告訴你【郵箱已滿】，非常頭痛。

其實，會佔用【Exchange Server】空間的，除了電子郵件之外，還有【行事曆(Calendar)】、【工作(Tasks)】、【日誌(Journal)】、甚至是【同步處理失敗 (Sync Issues)】，之前已經向大家介紹過如何刪除【同步處理失敗】的方法，請連下面的連結

定期檢視 Exchange server 中已使用的空間大小 (以outlook 2003為例)

這次向大家介紹如何找出行事曆中的大檔案項目並刪除，以節省【Exchange Server】的空間。

在介紹之前，還是囉唆ㄧ下使用Outlook的建議，不要在 OUTLOOK的行事曆中加附檔，因為很多人都會忘了，行事曆的項目也會佔用網路空間，行事曆應該只單純的通知開會時間、地點，或是一些重要的全天要事題醒，如果有附檔的話，可以另外再傳送電子郵件。

好了，不說廢話了，這裡以Outlook2003英文版為例。

1. 先切換到【行事曆】的畫面。

2. Outlook 的功能表，選【View(檢視)】→【Arrange By(排列)】→【Current View(目前檢視)】→【Events(依類別)】。

3. 已切換到比較方便瀏覽的畫面了，但還不知道每個項目的檔案大小。

4. 在 Outlook 的功能表，選【View(檢視)】→【Arrange By(排列)】→【Current View(目前檢視)】→【Customize Current View(自訂目前檢視)】。

5. 選【Fields】→ 下拉選擇【All Appointment fields】→  點選【Size】→ 按【Add】按鈕 → 按【OK】按鈕 。

6. 設定完成後回到【行事曆】畫面，就可以多出了一個【Size】的欄位，可以排序找出佔用記憶體比較大的行事曆項目，然後選取它，再按滑鼠右鍵刪除。刪除前要先確認這個項目已經不需要了。

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延伸閱讀：
定期檢視 Exchange server 中已使用的空間大小 (以outlook 2003為例)
Outlook 2003 English 如何使用顏色管理郵件

[電腦] MS-Outlook 電子郵件回收(recall)成功與否的案例探討

案例一

傳送一封電子郵件，請求您的同事回覆明天早上可否電話會議，但是突然發現明天自己有急事要請假不能參加，於是想要回收這封電子郵件。

執行下列動作：

1. 在 [郵件] 的功能窗格中，按一下 [寄件備份]。
2. 開啟要回收或取代的郵件。
3. 在 [執行] 功能表上，按一下 [回收這封郵件]。

4. 按一下 [刪除這封未閱讀郵件]。

   附註   如果您要傳送郵件給許多人員，可以考慮清除 [回報從各收件者回收是否成功] 核取方塊。

   

     選取是否要刪除郵件或要刪除和取代郵件。

   選取核取方塊以接收回收已成功的確認。

執行結果：

這封郵件總共發給五人，其中有四人是同一辦公室的同事，另一人也公司同事但人在美國，執行的結果，在同一辦公室的其中三人回收成功，一人回收失敗，在美國的同事還沒有訊息傳回，應該是還未上班，還沒上Outlook，隔天Outlook就回報成功了。

所以說，如果回收的對象是使用通一台 Exchange 伺服器時，回收的成功與否就在對方是否已經打開了你送出去的郵件，如果對方還未開啟則回收機率幾乎為100%。

如果是同公司的不同郵件伺服器，回收成功率也很高。

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案例二

傳送一封電子郵件給 Hotmail, Yahoo, Gmail 的朋友帳號，循案例一的方法回收郵件，結果Outlook完全沒有回報成功與否，追查朋友電子郵件收信結果，朋友最先收到第一封郵件，接著又收到一封郵件，在同樣的標題前面加上了 Recall(回收)的字樣，內容大約是說明對方想要回收前一封郵件。

所以，如果郵件寄到非Outlook的郵件伺服器後，回收機率幾乎為０%。

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案例三

傳送一封電子郵件給下游廠商也是使用 Exchange伺服器， 循案例一的方法回收郵件，結果Outlook也是沒有回報成功與否，結果和 [案例二] 一致。

所以，如果Outlook 郵件伺服器是跨公司的，那麼回收率也是０%。

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結論：

最好的方法是在按下【傳送】按鈕前再檢查一次郵件內容是否正確，要成功回收送錯的郵件，必須是

• 公司內使用 Exchange 郵件伺服器。
• 回收的對象為同一公司內使用 Outlook 收信軟體。
• 手腳要快，要在對方還未打開你的郵件以前回收。

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延伸閱讀：
[電腦] Outlook2003 English 回收(recall)已發送出去的電子郵件

[電腦] 定期檢視 Exchange server 中已使用的空間大小 (以outlook 2003為例)

如何檢查 Outlook 2003 在 Exchange server 中已使用的空間大小？為何我的郵件信箱一下子就暴(滿)了？相信不少使用 Exchange Server 的朋友都有這樣的疑問。這篇文章把個人使用 Outlook 及 Exchange Server 的經驗供有相同疑問的朋友參考。

你是不是曾經收到過由 Exchange Server 郵件伺服器送出來 ─【郵箱已滿】或是【Your mailbox is over size limit】的訊息？刪除或搬移了一些不必要的郵件之後，不久郵箱又滿了，你有想過如何解決這個問題嗎？

基本上，我不太願意刪除電子郵件，因為我很常回去查詢就郵件，所以我有下面幾個方法可選擇：

1. 要求公司ＩＴ把郵箱加大。可能得偷偷加，因為要是每個人都加大了，硬碟空間可能會嚴重不足8-)

2. 把所有的新郵件設定到【個人資料夾 (Personal Folders)】。只要郵件一進來就搬到個人資料夾，適合固定使用同一台電腦的人，比較難在其他的電腦上看電子郵件。

3. 定期檢視並清理郵件伺服器上的空間。保留最新的郵件在郵件伺服器上，然後搬移舊的郵件到個人資料夾。 這樣子可以保留最大的彈性，讓我不論是用家裡或是公司的電腦都可以看電子郵件，只是我得定期更新備份個人資料夾，這樣也好，也不知道哪天會被資遣了，把該備份的都備份起來。

既然要定期清理郵件伺服器上的空間，我們就得知道 Outlook 在 Exchange Server 上的空間配置，通常【收件匣】及【寄件備份】這兩個資料夾會用掉 Outlook 中的最大空間，但是隨著時間一久，其他如【行事曆(Calendar)】、【工作(Tasks)】、【日誌(Journal)】、甚至是【同步處理失敗 (Sync Issues)】都會佔用掉郵件空間。這些空間如果沒有手動釋放掉，就會一直佔著毛坑，也會讓你的信箱動不動就滿了。

下面我門來看如何檢查並清除這些佔著毛坑的東東。

1. 在 Outlook 的左側面板中，用滑鼠右鍵點選你的【郵件信箱(Mailbox)】→ 選擇【內容(Properties)】。

2. 點選【文件夾大小(Folder Size)】。

3. 從下面的圖可以看得出來，總共使用了204281KB的郵件空間。

這裡的【收件匣】佔了最大的空間，有176596KB。

其次【行事曆】也用了8240KB。

這裡有一個很奇怪的項目【Sync\Conflicts】佔用了9527KB，這個項目就是同步處理失敗的項目，由於我的 Outlook原本是中文版，後來改為英文版，所以有一些中、英混雜。

4. 之前我一直找不到如何刪除【Sync\Conflicts】中的項目，經過了一番努力後，終於皇天不負苦心人，讓我找到了，這裡提供給大家參考。其時說破了就不值錢了…XD

4.1 找到【資料夾清單(Folder List)】並點選一般會在Outlook的左側面板的下方。

4.2 開啟【資料夾清單(Folder List)】，就會看到【Sync Issues】的資料夾，這些都是之前作同步時留下的電子郵件，檢查一下，如果不需要的話，就全部刪除吧。

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延伸閱讀：
[電腦] Outlook2003 English 回收(recall)已發送出去的電子郵件
[電腦軟體] 如何取得鑲在 Outlook2003 郵件中的小動畫
[電腦] Outlook 2003 English 如何使用顏色管理郵件
[電腦] 如何設定 Microsoft Outlook 2003 English 取消郵件通知及更改收信時間間距
[電腦]解決Microsoft Outlook 2003 無法顯示圖片

[電腦] Outlook2003 English 回收(recall)已發送出去的電子郵件

【MS Outlook】有個貼心的小設計 ─ 可以回收(recall)已發送的電子郵件。但是回收並不保證可以100%成功。以個人經驗來說，回收公司內部的郵件，其成功率可以超過50%，重點要對方還沒讀取你的郵件前就回收才可以，所以囉！如果回收郵件的動作越快，那回收的成功率就越高；到目前為止，我還沒有成功回收公司外部的郵件，對方大多只收到一封我要求回收郵件的通知而已，這應該是郵件已經超出 Microsoft Exchange 伺服器的控制範圍所致。

個人建議，在你發送郵件前最好再一次確認郵件的收件者及內容。這裡有一篇文章探討這個主題可以參考。

•  如何正確使用【電子郵件(Email)】(十) ─ 避免寄錯郵件的對象

關於詳細的【回收】成功與否，先參考下面 Microsoft 的說明網址。老實說，一般人看完 Microsoft 的說明後，可能還是有看沒有懂，但礙於時間有限，先忍耐一下，等下次有時間再來整理給大家參考。

• 郵件回收如何運作 (Microsoft Office Online)

下面我們就來看如何用 Outlook2003 English 回收(recall)已發送的電子郵件。

1. 開啟 MS-Outlook。
2. 在 [郵件(Mail)] 的功能窗格中，按一下 [寄件備份]。
3. 開啟您要回收或取代的郵件。
4. 在功能表上按一下 [執行(Actions)] ，然後選擇 [回收這封郵件(Recall this message...)]。
5. 這裡有兩個選項，自己選擇一個適合你的選項：
   一個是 [刪除這封未閱讀郵件(Delete unread copies of this message)]，
   另一個是 [刪除這封未閱讀郵件並以新郵件取代(Delete unread copies and replace with a new message)]。
   
   附註： 建議保留 [回報從各收件者回收是否成功(Tell me if recall succeeds or fails for each recipient)] 核取方塊，Outlook 會報告個別的收件者回收是否成功。
   
   

     選取是否要刪除郵件或要刪除和取代郵件。

   選取核取方塊以接收回收已成功的確認。

6. 按一下 [確定(OK)]。，然後鍵入一封新郵件。
   如果你選擇的選項是 [刪除這封未閱讀郵件(Delete unread copies of this message)]，那到這裡就結束了。
   
7. 如果你選擇的選項是  [刪除這封未閱讀郵件並以新郵件取代(Delete unread copies and replace with a new message)]，那麼 Outlook 會開啟這封已經寄出的郵件並包括該附件，讓你重新編輯，記得要在編輯完後按一下 [傳送(Send)]。
   
8. Outlook 會以電郵回報【回收】是否成功。

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延伸閱讀：
[電腦軟體] 如何取得鑲在 Outlook2003 郵件中的小動畫
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[電腦]解決Microsoft Outlook 2003 無法顯示圖片
[電腦] MS-Outlook 電子郵件回收(recall)成功與否的案例探討

[電腦軟體] 如何取得鑲在 Outlook2003 郵件中的小動畫

常常收到朋友轉寄來的電子郵件，其中有些郵件會夾帶一些有趣的圖片及小動畫(應該是GIF格式)，想要把它抓下來存在自己的電腦上，供日後取用，可是怎麼試，抓下來的都是靜態的bmp檔，怎麼辦呢？

其實山不轉，可以路轉啊！可以把郵件轉寄到你的[Web mail]帳號或是用[outlook express]來收信就可以了。

Web mail: 只要可以用瀏覽器收信看電子郵件的都算，個人覺得Gmail不錯。另外 Exchange 的 Web mail 好像不行。

Outlook express: 就是裝IE時會附帶裝進電腦的免費收信軟體。

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[電腦] Outlook 2003 English 如何使用顏色管理郵件

你一天有多少封新進的電子郵件呢？你知道有那些電子郵件對你比較重要，必須先打開來看嗎？這裡教你一些方法，讓你用顏色管理你的電子郵件，讓重要的電子郵件秀給你看。

首先，老闆的電子郵件當然是重要郵件囉，可以用特定人的方式將之標示顏色(我個人喜歡用藍色)。

再來，如果這封電子郵件只有寄給我，表示我可能是執行單位，所以把它設定為紅色。

下面我們就來看看如何以Outlook2003 English為例，採用顏色管理的步驟，紅色部分是只寄給我的信件，藍色部份表示特定人寄給我的信件。看起來是不是和你現在使用的不太一樣呢？

1. 第一步，先開啟Outlook 2003，在功能表上選擇【Tools】─【Organize】。

2. 畫面會變成下面的樣子，點選【Using Colors】。

3. 如果要設定只寄給我的信件紅色(也可選擇不同的顏色)，(1)請按下在【Show message sent only to me in】後面的【Turn on】按鈕。(2)如要改變顏色則按【v】自行按鈕選擇不同顏色。
如果要設特定寄件者的郵件顏色，(3)在【Color Message】後面的空格中可以選擇寄件者，基本上這個名字會隨著你在郵件清單上點選不同的寄件者而改變。(4)這裏可以選擇你所要使用的顏色，你也可以設定不同的寄件者各自不同的顏色，但太多顏色反而會弄亂你原先的目的。(5)最後按下【Apply Color】按鈕，Outlook上的郵件清單就會出現你所選擇的顏色。(6)你也可以改變顏色的設定條件從寄件者【from】變成收件者【Sent to】，這個功能一班使用於【寄件備份資料匣】中。

4. 設定完成。

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延伸閱讀：
如何設定 Microsoft Outlook 2003 English 取消郵件通知及更改收信時間間距
鍵盤【表情符號】

[電腦] 如何設定 Microsoft Outlook 2003 English 取消郵件通知及更改收信時間間距

當網路品質不好時，Outlook常常會跑出警告畫面。有時候想想真是脫褲子放屁。其實我也知道連線品質不好，還一直一直提醒，真的很煩耶！這裡教你如何關閉這些Outlook的警告畫面，讓它不再干擾你的工作品質。

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下面是以Outlook 2003 English版為例，說明如何設定取消郵件通知及更改收信時間。

取消郵件通知訊息

1. 開啟Outlook 2003後，在 Windows XP 或是 Windows 200 的右下角的長駐程式中找到Outlook的圖示，正常時候是左圖(紅線框起來的圖示)，如果正在做郵件收取及發送動作時會如右圖(紅線框起來的圖示)。

   正常outlook圖示	正在做郵件收取及發送動作的圖示

2. 在上圖的Outlook圖示點滑鼠右鍵並開啟功能選單，將【Show New Mail Desktop Alert】前面的打勾取消。
   
3. 這樣就不會在有新郵件的通知出現，可以免去工作到一半時的干擾。
   

變更郵件收信的時間間距

1. 開啟Outlook 2003後，在功能表上選【Tools】─【Options...】。
   
2. 開啟對話方框，點選【Mail Setup】標籤，然後按【Send/Receive...】按鈕。
   
3. 在【Schedule an automatic send/receive every】選項後面的欄位內定為每【3】分鐘自動收發一次郵件，可以改為每【5】分鐘一次，或是每【10】分鐘一次。
   
4. 按【Close】結束設定，以後Outlook就會按照你新設定的時間間距來自動收發郵件。
   
5. 收信時間延長後，如果想要即時收信，可以在Outlook的主視窗作動的狀況下按快速鍵【F9】，或按下快捷列上的【Send/Receive】按鈕，強迫立即收、發郵件。

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相關閱讀：
如何有效使用電子郵件對生活及工作上帶來的影響
鍵盤【表情符號】

[電腦]解決Microsoft Outlook 2003 無法顯示圖片

不知道是怎麼一回事，最近用Microsoft Outlook 2003收信時，貼上Email裡的圖片突然不能看了，只有圖框但是圖上會出現 [X] 的紅色符號。在網路上查詢了一下，並找到如下的方法，經過驗證確實可以解決這個問題，只是好像稱不了多久又出現同樣的情形了，看樣子得再做一次，所以把方法寫下來免得自己忘記了。

圖片顯示如下


方法一：
1. 開啟 Microsoft Outlook 2003 並選擇選單上的[說明]-[偵測與修復]。英文版選 [Help]-[Detect and Repair]。
2. 勾選 [放棄自訂設定並還原預設]。英文版勾選 [Discard my customized settings and restore default settings]。
3. 接著按[開始]讓Outlook自己修復。如果當初安裝Outlook時沒留備份程式，那就要拿原光碟片並重新安裝了。英文版按[Start]。
4. 修復完成後，重新啟動Outlook 2003 後會自動重新設定User Profile，個人的經驗，全部設定幾乎和之前一模一樣，沒什麼改變，但圖已經可以顯示了。

方法二：
我還未試過，但先留起來以備不時之需。
1. Exit out of Outlook 2003 on the machine with the issue.
2. Open the registry (Start->Run->type cmd->click Ok)
3. Navigate and open the following registry key HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Security\OutlookSecureTempFolder
4. Within the key…it should say something like %USERPROFILE%\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK3D\
5. Highlight and delete %USERPROFILE%\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK3D\
6. Close out of the registry and open Outlook 2003!
7. Now the problem shall be fixed and show your picture on email.