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2008年12月2日 星期二

[電腦] MS-Outlook 電子郵件回收(recall)成功與否的案例探討

案例一

傳送一封電子郵件,請求您的同事回覆明天早上可否電話會議,但是突然發現明天自己有急事要請假不能參加,於是想要回收這封電子郵件。

執行下列動作:

  1. [郵件]功能窗格中,按一下 [寄件備份]
  2. 開啟要回收或取代的郵件。
  3. [執行] 功能表上,按一下 [回收這封郵件]
  4. 按一下 [刪除這封未閱讀郵件]

    附註   如果您要傳送郵件給許多人員,可以考慮清除 [回報從各收件者回收是否成功] 核取方塊。

    [回收這封郵件] 對話方塊

    圖說文字 1  選取是否要刪除郵件或要刪除和取代郵件。

    圖說文字 2 選取核取方塊以接收回收已成功的確認。

執行結果:

這封郵件總共發給五人,其中有四人是同一辦公室的同事,另一人也公司同事但人在美國,執行的結果,在同一辦公室的其中三人回收成功,一人回收失敗,在美國的同事還沒有訊息傳回,應該是還未上班,還沒上Outlook,隔天Outlook就回報成功了。

所以說,如果回收的對象是使用通一台 Exchange 伺服器時,回收的成功與否就在對方是否已經打開了你送出去的郵件,如果對方還未開啟則回收機率幾乎為100%。

如果是同公司的不同郵件伺服器,回收成功率也很高。


案例二

傳送一封電子郵件給 Hotmail, Yahoo, Gmail 的朋友帳號,循案例一的方法回收郵件,結果Outlook完全沒有回報成功與否,追查朋友電子郵件收信結果,朋友最先收到第一封郵件,接著又收到一封郵件,在同樣的標題前面加上了 Recall(回收)的字樣,內容大約是說明對方想要回收前一封郵件。

所以,如果郵件寄到非Outlook的郵件伺服器後,回收機率幾乎為0%。


案例三

傳送一封電子郵件給下游廠商也是使用 Exchange伺服器, 循案例一的方法回收郵件,結果Outlook也是沒有回報成功與否,結果和 [案例二] 一致。

所以,如果Outlook 郵件伺服器是跨公司的,那麼回收率也是0%。


結論:

最好的方法是在按下【傳送】按鈕前再檢查一次郵件內容是否正確,要成功回收送錯的郵件,必須是

  • 公司內使用 Exchange 郵件伺服器。
  • 回收的對象為同一公司內使用 Outlook 收信軟體。
  • 手腳要快,要在對方還未打開你的郵件以前回收。

延伸閱讀:
[電腦] Outlook2003 English 回收(recall)已發送出去的電子郵件

2 意見:

宸如 提到...

版主您好!我試了N次回收功能,實在是一肚子鳥氣,公司是POP3模式的outlook,每次回收不管是直接刪除或以新郵件取代,我在外面出差的同事在我回收後才收信,包含回收那封二封都收到後,前面那封打開內容一樣出現,為什麼呢?大家使用這功能都發現成功率低到只有2%,真是氣死人的爛功能啦!

工作熊 提到...

宸如;
個人覺得第一要務是寄送郵件前,應該要檢查再檢查,千萬不要因為一時衝動就把郵件送出去,就像你所說的回收率其實不高,真的可以說是覆水難收。
我個人沒試過POP3的Outlook功能,所以不敢說效果如何,但使用Exchange的伺服器,其回收率還蠻高的,尤其是在同一個郵件伺服器的時候,當然要回收成功還必須手腳要快,如果對方已經把郵件抓到個人的硬碟,可能就有點慢囉!
另外,我發現越新的Outlook版本,或是大家同時使用相同的Outlook版本,其回收率也會大一點,參考一下。

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