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2009年9月17日 星期四

使用 Outlook 的【工作/Tasks】追蹤紀錄「待辦工作」

Outlook2003_tasks01s  

Outlook 軟體其實並不是只能接送電子郵件及行事曆功能而已,它還有很多好用的功能,這裡再為你介紹其【工作/Tasks】功能,這個功能可以幫助你紀錄並追蹤待辦工作,也可以設定提醒時間,並協助你指派(Assign)任務給同事或是員工,要注意的是當你指派工作給其他人之後,你就沒有權限再更改這個項目了。缺點是你必須進到 Outlook 才可已有這些服務。

參考最上面的圖片,在 Outlook 的視窗中點選【Tasks/工作】,就會轉換到【工作】頁面,在空白處填入工作的主旨(Subject)後按下[Enter]就可以新增一筆工作,這裡可以設定的項目有狀態(Status)、到期日(Due Date)、完成%(% complete)…等。請注意:已過期的項目系統會自動轉為紅色已完成的項目則會出現刪除線

在每個項目上連續點滑鼠兩下,可以開啟更多的選項,如果要讓 Outlook 提醒你,就可以在 Reminder(提醒) 的前面方框打勾並設定時間。可以按 Detail(詳細資料)設定更多的選項。如果要分派工作給同事或員工,則點選 Assign Task(指定工作),請注意:指定工作只能送給一樣使用 Outlook 環境的人,其他的郵件軟體將無法運作。當對方接受這項指派工作後,這筆資料將從你的工作清單中消失。

Outlook2003_tasks02


讀完這篇後你一定要看:
利用記事本追蹤紀錄「待辦工作」項目
用 記事本追蹤紀錄「待辦工作」的注意事項
8D report (問題分析與解決)

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