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2009年1月19日 星期一

[電腦] 快速找出 Outlook 2003 行事曆中的大檔案項目並刪除

公司有使用 【Exchange Server】及【Outlook】的朋友,應該都有【郵箱已滿】或是【信箱超過他的大小限制】的困擾,有時明明已經刪掉了不用的電子郵件項目,可是系統還是動不動就告訴你【郵箱已滿】,非常頭痛。
outlook_oversize01
outlook_oversize02

其實,會佔用【Exchange Server】空間的,除了電子郵件之外,還有【行事曆(Calendar)】、【工作(Tasks)】、【日誌(Journal)】、甚至是【同步處理失敗 (Sync Issues)】,之前已經向大家介紹過如何刪除【同步處理失敗】的方法,請連下面的連結

定期檢視 Exchange server 中已使用的空間大小 (以outlook 2003為例)

這次向大家介紹如何找出行事曆中的大檔案項目並刪除,以節省【Exchange Server】的空間。

在介紹之前,還是囉唆ㄧ下使用Outlook的建議,不要在 OUTLOOK的行事曆中加附檔,因為很多人都會忘了,行事曆的項目也會佔用網路空間,行事曆應該只單純的通知開會時間、地點,或是一些重要的全天要事題醒,如果有附檔的話,可以另外再傳送電子郵件。

好了,不說廢話了,這裡以Outlook2003英文版為例。

1. 先切換到【行事曆】的畫面。

2. Outlook 的功能表,選【View(檢視)】→【Arrange By(排列)】→【Current View(目前檢視)】→【Events(依類別)】。
Outlook_calender02

3. 已切換到比較方便瀏覽的畫面了,但還不知道每個項目的檔案大小。
Outlook_calender03

4. 在 Outlook 的功能表,選【View(檢視)】→【Arrange By(排列)】→【Current View(目前檢視)】→【Customize Current View(自訂目前檢視)】。
Outlook_calender04

5. 選【Fields】→ 下拉選擇【All Appointment fields】→  點選【Size】→ 按【Add】按鈕 → 按【OK】按鈕 。
Outlook_calender05

6. 設定完成後回到【行事曆】畫面,就可以多出了一個【Size】的欄位,可以排序找出佔用記憶體比較大的行事曆項目,然後選取它,再按滑鼠右鍵刪除。刪除前要先確認這個項目已經不需要了。
Outlook_calender06


延伸閱讀:
定期檢視 Exchange server 中已使用的空間大小 (以outlook 2003為例)
Outlook 2003 English 如何使用顏色管理郵件

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