工作狂人: [電腦] 快速找出 Outlook 2003 行事曆中的大檔案項目並刪除

2009年1月19日星期一

公司有使用【Exchange Server】及【Outlook】的朋友，應該都有【郵箱已滿】或是【信箱超過他的大小限制】的困擾，有時明明已經刪掉了不用的電子郵件項目，可是系統還是動不動就告訴你【郵箱已滿】，非常頭痛。

其實，會佔用【Exchange Server】空間的，除了電子郵件之外，還有【行事曆(Calendar)】、【工作(Tasks)】、【日誌(Journal)】、甚至是【同步處理失敗 (Sync Issues)】，之前已經向大家介紹過如何刪除【同步處理失敗】的方法，請連下面的連結

定期檢視 Exchange server 中已使用的空間大小 (以outlook 2003為例)

這次向大家介紹如何找出行事曆中的大檔案項目並刪除，以節省【Exchange Server】的空間。

在介紹之前，還是囉唆ㄧ下使用Outlook的建議，不要在 OUTLOOK的行事曆中加附檔，因為很多人都會忘了，行事曆的項目也會佔用網路空間，行事曆應該只單純的通知開會時間、地點，或是一些重要的全天要事題醒，如果有附檔的話，可以另外再傳送電子郵件。

好了，不說廢話了，這裡以Outlook2003英文版為例。

1. 先切換到【行事曆】的畫面。

2. Outlook 的功能表，選【View(檢視)】→【Arrange By(排列)】→【Current View(目前檢視)】→【Events(依類別)】。

3. 已切換到比較方便瀏覽的畫面了，但還不知道每個項目的檔案大小。

4. 在 Outlook 的功能表，選【View(檢視)】→【Arrange By(排列)】→【Current View(目前檢視)】→【Customize Current View(自訂目前檢視)】。

5. 選【Fields】→ 下拉選擇【All Appointment fields】→ 點選【Size】→ 按【Add】按鈕 → 按【OK】按鈕。

6. 設定完成後回到【行事曆】畫面，就可以多出了一個【Size】的欄位，可以排序找出佔用記憶體比較大的行事曆項目，然後選取它，再按滑鼠右鍵刪除。刪除前要先確認這個項目已經不需要了。

～公怖欄～