如何檢查 Outlook 2003 在 Exchange server 中已使用的空間大小？為何我的郵件信箱一下子就暴(滿)了？相信不少使用 Exchange Server 的朋友都有這樣的疑問。這篇文章把個人使用 Outlook 及 Exchange Server 的經驗供有相同疑問的朋友參考。
你是不是曾經收到過由 Exchange Server 郵件伺服器送出來 ─【郵箱已滿】或是【Your mailbox is over size limit】的訊息？刪除或搬移了一些不必要的郵件之後，不久郵箱又滿了，你有想過如何解決這個問題嗎？
基本上，我不太願意刪除電子郵件，因為我很常回去查詢就郵件，所以我有下面幾個方法可選擇：
1. 要求公司ＩＴ把郵箱加大。可能得偷偷加，因為要是每個人都加大了，硬碟空間可能會嚴重不足8-)
2. 把所有的新郵件設定到【個人資料夾 (Personal Folders)】。只要郵件一進來就搬到個人資料夾，適合固定使用同一台電腦的人，比較難在其他的電腦上看電子郵件。
3. 定期檢視並清理郵件伺服器上的空間。保留最新的郵件在郵件伺服器上，然後搬移舊的郵件到個人資料夾。 這樣子可以保留最大的彈性，讓我不論是用家裡或是公司的電腦都可以看電子郵件，只是我得定期更新備份個人資料夾，這樣也好，也不知道哪天會被資遣了，把該備份的都備份起來。
既然要定期清理郵件伺服器上的空間，我們就得知道 Outlook 在 Exchange Server 上的空間配置，通常【收件匣】及【寄件備份】這兩個資料夾會用掉 Outlook 中的最大空間，但是隨著時間一久，其他如【行事曆(Calendar)】、【工作(Tasks)】、【日誌(Journal)】、甚至是【同步處理失敗 (Sync Issues)】都會佔用掉郵件空間。這些空間如果沒有手動釋放掉，就會一直佔著毛坑，也會讓你的信箱動不動就滿了。
下面我門來看如何檢查並清除這些佔著毛坑的東東。
1. 在 Outlook 的左側面板中，用滑鼠右鍵點選你的【郵件信箱(Mailbox)】→ 選擇【內容(Properties)】。
2. 點選【文件夾大小(Folder Size)】。
3. 從下面的圖可以看得出來，總共使用了204281KB的郵件空間。
這裡的【收件匣】佔了最大的空間，有176596KB。
其次【行事曆】也用了8240KB。
這裡有一個很奇怪的項目【Sync\Conflicts】佔用了9527KB，這個項目就是同步處理失敗的項目，由於我的 Outlook原本是中文版，後來改為英文版，所以有一些中、英混雜。
4. 之前我一直找不到如何刪除【Sync\Conflicts】中的項目，經過了一番努力後，終於皇天不負苦心人，讓我找到了，這裡提供給大家參考。其時說破了就不值錢了…XD
4.1 找到【資料夾清單(Folder List)】並點選一般會在Outlook的左側面板的下方。
4.2 開啟【資料夾清單(Folder List)】，就會看到【Sync Issues】的資料夾，這些都是之前作同步時留下的電子郵件，檢查一下，如果不需要的話，就全部刪除吧。
延伸閱讀：
[電腦] Outlook2003 English 回收(recall)已發送出去的電子郵件
[電腦軟體] 如何取得鑲在 Outlook2003 郵件中的小動畫
[電腦] Outlook 2003 English 如何使用顏色管理郵件
[電腦] 如何設定 Microsoft Outlook 2003 English 取消郵件通知及更改收信時間間距
[電腦]解決Microsoft Outlook 2003 無法顯示圖片
0 意見:
張貼留言