[電腦] Outlook 2003 English 如何使用顏色管理郵件

你一天有多少封新進的電子郵件呢？你知道有那些電子郵件對你比較重要，必須先打開來看嗎？這裡教你一些方法，讓你用顏色管理你的電子郵件，讓重要的電子郵件秀給你看。

首先，老闆的電子郵件當然是重要郵件囉，可以用特定人的方式將之標示顏色(我個人喜歡用藍色)。

再來，如果這封電子郵件只有寄給我，表示我可能是執行單位，所以把它設定為紅色。

下面我們就來看看如何以Outlook2003 English為例，採用顏色管理的步驟，紅色部分是只寄給我的信件，藍色部份表示特定人寄給我的信件。看起來是不是和你現在使用的不太一樣呢？

1. 第一步，先開啟Outlook 2003，在功能表上選擇【Tools】─【Organize】。

2. 畫面會變成下面的樣子，點選【Using Colors】。

3. 如果要設定只寄給我的信件紅色(也可選擇不同的顏色)，(1)請按下在【Show message sent only to me in】後面的【Turn on】按鈕。(2)如要改變顏色則按【v】自行按鈕選擇不同顏色。
如果要設特定寄件者的郵件顏色，(3)在【Color Message】後面的空格中可以選擇寄件者，基本上這個名字會隨著你在郵件清單上點選不同的寄件者而改變。(4)這裏可以選擇你所要使用的顏色，你也可以設定不同的寄件者各自不同的顏色，但太多顏色反而會弄亂你原先的目的。(5)最後按下【Apply Color】按鈕，Outlook上的郵件清單就會出現你所選擇的顏色。(6)你也可以改變顏色的設定條件從寄件者【from】變成收件者【Sent to】，這個功能一班使用於【寄件備份資料匣】中。

4. 設定完成。

---

延伸閱讀：
如何設定 Microsoft Outlook 2003 English 取消郵件通知及更改收信時間間距
鍵盤【表情符號】

[電腦] 如何把新的【表情符號】圖示加到MSN

我知道有兩種方法可以把新的【表情符號】圖示加到MSN。

方法一：使用功能表

1. 開啟MSN即時通並點選右上角【放到最大】的圖示，這時候會顯示出功能表。選擇【工具】─【表情符號(M)】。
   
   
2. 點選【建立】按鈕。
   
   
3. 點選【尋找影像(F)...】按鈕。
   
   
4. 找到你要新增的影像所在位置並按【開啟】，在下面的【輸入表情符號的鍵盤快速鍵】的空格中輸入取代的字串，這裡輸入【86】以代表圖示 。然後按【確定】關閉對會框。
   
   
5. 剛剛新增的【表情符號】會出現在【自訂表情符號：】的項目底下。
   

方法二：直接新增

朋友的MSN對話裡常常有不錯的【表情符號】，如果覺得好用的話，可以直接將它加到自己的【表情符號】清單中。

1. 點選想要加入的【表情符號】圖示後，按滑鼠右鍵，然後在快顯功能表中選【新增】。
   
   
2. 出現【新增自訂的表情符號】對話框，可以直接按【新增】按鈕，或是在【名稱】的地方填入文字後按【新增】。
   
   
3. 完成了。

下次你只要鍵入你自己定義的【鍵盤快速鍵】就可以秀出你自己的【表情符號】了。

---

延伸閱讀：
鍵盤文字【表情符號】
如何有效使用電子郵件對生活及工作上帶來的影響

[電腦] BIOS 的『嗶』聲

AWARD BIOS
1短——系統正常啟動
2短——CMOS設定錯誤，請進入CMOS SETUP重新設置不正確的選項
1長1短——記憶體或主板出錯
1長2短——顯示錯誤（顯示器或顯示卡）
1長3短——鍵盤控制器錯誤
1長9短——主板Flash memory或EPROM錯誤（BIOS損壞）
不斷地響（長聲）——記憶體沒插穩或損壞
不停地響——電源、顯示器和顯示卡沒有連接好
重複短響——電源故障
無聲音無顯示——電源故障

AMI BIOS
1短——DRAM刷新錯誤。
2短——DRAM ECC檢查錯誤。
3短——DRAM檢查失敗。
5短——CPU錯誤。
6短——鍵盤錯誤。
8短——顯示卡記憶體錯誤。
9短——ROM錯誤。
1長3短——DRAM損壞。
1長8短——顯示卡或螢幕連接錯誤。

IBM BIOS
1短——系統自我測試，情況正常
1長1短——主機板有錯誤
1長2短——顯示卡 ( MDA、CGA ) 錯誤
1長3短——顯示卡 ( MGA、VGA ) 錯誤
2短——自我測試發現錯誤 ( 錯誤訊息顯示於螢幕上 )
3長——鍵盤錯誤
持續短聲——電源供應器或主機板損壞
持續——主機板嚴重損壞
無——電源供應器或主機板完全損壞

Phoenix BIOS
1 - 1 - 2：表示一聲一聲兩聲)
1 - 1 - 3：主機板損壞
1 - 1 - 4：BIOS ROM損壞
1 - 2 - 1：主機板計時器損壞(主機板損壞)
1 - 2 - 2：DMA失敗(主機板損壞)
1 - 2 - 3：DMA失敗(主機板損壞)
1 - 3 - 1：記憶體刷新失敗(記憶體損壞)
1 - 3 - 2：記憶體損壞
1 - 3 - 3：記憶體損壞
1 - 3 - 4：記憶體損壞
1 - 4 - 1：記憶體損壞(位址線錯誤)
1 - 4 - 2：記憶體損壞(同位元錯誤)
1 - 4 - 3：主機板計時器損壞(主機板損壞)
1 - 4 - 4：NMI port損壞(主機板損壞)
2 - * - *：64k 記憶體損壞(記憶體損壞)
3 - 1 - 1：副DMA損壞(主機板損壞)
3 - 1 - 2：主DMA損壞(主機板損壞)
3 - 1 - 3：中斷控制器損壞(主機板損壞)
3 - 1 - 4：副IC損壞(主機板損壞)
3 - 2 - 2：中斷控制器損壞(主機板損壞)
3 - 2 - 4：鍵盤控制器損壞(主機板損壞)
3 - 3 - 1：CMOS 電池失敗(更換 CMOS 電池)
3 - 3 - 2：CMOS 設定錯誤
3 - 3 - 4：顯示卡記憶體錯誤(更換顯示卡)
3 - 4 - 1：顯示卡初始化失敗(更換顯示卡)
4 - 2 - 1：計時器損壞(更換主機板)
4 - 2 - 2：CMOS shutdown 失敗(更換主機板)
4 - 2 - 3：Gate A20 失敗(更換主機板)
4 - 2 - 4：分預期中斷(更換 CPU)
4 - 3 - 1：記憶體測試失敗
4 - 3 - 3：計時器損壞(更換主機板)
4 - 3 - 4：RTC(Real Time Clock)失敗(更換主機板)
4 - 4 - 1：串列埠損壞
4 - 4 - 2：平行埠損壞
4 - 4 - 3：CPU 或 主機板損壞
9 - 2 - 1：顯示卡相容性問題(請更換不同廠牌的顯示卡)

---

相關閱讀：
電腦開機的步驟
電腦故障檢修之我見

[電腦] 鍵盤文字【表情符號】

這是我在另一個部落格上發表的文章，寫電子郵件時如果可以適時的配合這些鍵盤敲出來的【表情符號】，對生硬的電子郵件應該多少會有潤滑的效果。

現在流行的MSN表情符號雖然可以增進彼此的心情交流，但還是很佩服有些網友僅用簡單的鍵盤符號就表現出其心情。尤其是在不能顯示圖形的情況下，用鍵盤符號表示心情就更有用了。
【鍵盤符號】其實就是看圖說故事，用點想像力，有些符號可能每個人的解釋或多或少有點不太一樣，但好的表情應該相去不遠。

有些符號得轉90度，橫著看，在這些符號中有些實在是太傳神了，看了不免讓人發出會心的一笑。

表情符號	解釋	備註
:-)	露出牙齒的微笑
;-)	眨眼睛
:-(	悲傷
'-(	哭泣
:->	嘴角上揚的微笑
:-D	哈哈大笑
:-}	滑稽的微笑
:-P	吐舌頭笑
:-]	勉強一笑
:->	奸笑
:-<	皺眉頭
:-	害怕無助
:-&	結巴
:-\	有點無奈
:-[	思考
8-X	嚇得瞠目結舌
:-o	驚訝	:-o :-0 :-O 嘴巴越張越大
:-<	生氣
:-#	一臉芒然的表情
8-)	戴著眼鏡微笑
:-.)	嘴邊長痣的微笑
= =	疲倦的表情
=v=	開心
="=	思考的表情
=^=	悲傷
^-^	笑瞇瞇
^_-	眨右眼
-_^	眨左眼
-3-	悠閒的表情
U.U	睡覺的表情
?.?	疑問的表情
X.X	死掉的表情
-_-	無聊的表情
=_="	尷尬	"=_=
@.@	眼花的表情
$_$	眼睛看到錢的表情	$-$
orz	五體投地、跪拜	o是頭 r是手 z是雙腳跪地

---

相關閱讀：
如何有效使用電子郵件對生活及工作上帶來的影響
如何設定 Microsoft Outlook 2003 English 取消郵件通知及更改收信時間間距
如何不要在MSN中顯示表情符號

[電腦] SAPIDO NAS易享機 (支援BT) (WE-1530)使用心得、評論

• 簡介
• 硬碟安裝
• BT下載
• 部落格/Blog
• 硬體規格

簡介： 今天入手了一台 SAPIDO NAS易享機(支援BT)(WE-1530)，花了我好多摳摳，當初是看到它的性價比極佳，有下列功能，該有的都有，讓人好不心動。 ★NAS網路3.5"硬碟 ★互動部落格、網路相簿 ★印表機分享、遠端列印 ★BT 種子下載，檔案搜尋 ★One Touch 快速資料備分 ★三種無線網路模式隨意切換 ★外接式硬碟/隨身碟/讀卡機分享 ★內建 FTP伺服器、Samba 網路芳鄰 ★SadoGO玩家快手 - 網路新手輕鬆變玩家 ★連接USB 網路攝影機，可當無線 IP CAM

入手之後的第一個印象是『大』，它的尺寸有23cm(長)X16cm(寬)X5cm(高)，外型還不錯，有點像XBOX。後來我才猛然想起3.5"硬碟是裝在桌上型電腦的大硬碟，體積大有其必然性，但也太大了點。

素機(外裝任何的硬碟、USB裝置)情況下，開機後第一個印象是『吵』，內建一個風扇，但是噪音很大，檢查了一下，發現它的風扇好像並未完全鎖緊在機殼上，我決定拿一塊海綿塞在它的風扇及機殼的中間，完成後，效果非常還不錯，噪音小很多。另外，橫著放比立著放，噪音可以再小一點。

開機速度很慢，一開始我還以為買到了不良品，等了將近七分鐘，網路才接通，我是直接把它接成Switch Hub。感覺上它的作業系統需要花很多時間才開得起來，記憶體應該也不快。後來我拆開機殼後證實它的記憶體是64MB/90奈秒的flash(快閃記憶體)。

用WE-1530掃描無線網路，發現比平常還多的無線基地台，表示它的天線功能還蠻強的。但是連接上並不是很順利，有時還得多試幾次才會成功。

由於手癢，我幾乎把整台機器都拆開的，由於可能涉及商業機密，我不方便提供照片。整體感覺除了體積大了點之外，塑膠的設計還不錯，整個機殼除了兩根螺絲之外，其餘的都是用卡鉤的方式完成，而且螺絲也修飾掉了，從外觀是看不出來有螺絲的地方。拆機殼的另一個目的是要加裝海綿於風扇底下，原來這款設計並無任何的螺絲鎖在風扇上，僅僅靠著四支塑膠柱定位而已，前後也用塑膠及PCB稍微含著而已，難怪噪音這麼大。墊了海綿之後，噪音就整個降下來的。

測試項目	測試結果
當作【Switch Hub】	測試OK。
當作【無線基地台】	測試OK。
當作【無線路由器】	測試OK。
當作【無線網路卡】	OK但不是很穩定，經常連不上網路
當作【NAS網路硬碟】	測試OK。
當作【FTP網路伺服器】	需要先裝硬碟才能使用，測試OK。
當作【印表機伺服器】	失敗。一直連不上。
【互動部落格】功能	需要先裝硬碟才能使用，很陽春的畫面。
【網路相簿】功能	需要先裝硬碟才能使用，介面普普 通通。
【USB】功能	可以偵測到，但還未測試讀寫。
【線上監控錄影】功能	not yet
【BT】下載功能	需要先裝硬碟才能使用，很陽春，只有基本的搜尋功能，也可以加入已下載的種子到下載清單。【2008/08/21】剛剛才發現下在速度竟然標到100k以上，更新我之前只有5K以下的說法。

---

硬碟安裝

裝上硬碟後，發現它只支援兩種檔案格式─FAT32及EXT3，熟悉Microsoft的朋友一定對FAT32不陌生；至於EXT3格式，我查了一下，原來它是Linux的檔案系統，這裡有一邊關於EXT3的介紹(點這裡)，有興趣的參考一下。基本上，我對FAT32沒有好感，所以選擇了EXT3的檔案系統作格式化(format)，SAPIDO也建議format成EXT3在BT下載時會比FAT32更有效率。

TOP

---

BT下載

BT的功能很陽春，WE1530內建的搜尋目標也只支援【繁體中文】並不支援【簡體中文】。我試過可以用【英文】來作搜尋，但出現的的結果也都是【繁體中文】。還有BT下載時無法選擇下載部分種子內的檔案，只能全部下載。

我試過的下載速度可以達到100K以上，雖然之前的測試才跑不到5K。除了BT的上、下傳輸速度可以調整之外，我找不到還有什麼參數可以調整。『風閱四方』大大提到能否使用【簡体字】作搜尋，答案是否定到，可能要讓『風閱四方』大大失望了。

根據kiwi大大提供的經驗，PC和NAS之間的傳輸速度極限為每秒2MBytes。

搜尋【家庭教師】的結果有153筆資料。

下載速度竟然飆已到100k以上，更新我之前只有5K以下的說法。

是否可以下載簡體中文的BT種子？
我嘗試下載幾個簡體中文的BT種子，並成功的將之加入WE-1530的下載清單。(1)按【瀏覽】找到已下載的BT種子，(2)按【新增】加入BT下載清單。我甚至找了這個種子名有簡體中文的種子 ─【[one_piece][漆崞卼][366][RMVB].torrent】。

TOP

---

【部落格(Blog)】編輯

部落格的功能很陽春，本來想說可以買來備份自己在網路上發表的部落格文章，看來要失望了，也許我不應該對它有太多的期許，畢竟這樣的價格，大概只能有這種陽春的功能吧。

• 部落格除了可以寫文字之外，也可以加入圖片，但是不能從自己的相簿中加入。很奇怪！但我試了好幾次就是找不到放照片的網址8-)，當然也不能直接貼圖，底下的部落格圖例中圖片是放在我的Picasa網頁相簿中的。
• 有【留言簿】功能
• 有【自動縮文】的功能。--> Good
• 有【搜尋】功能，可以用【時間】及【內容】搜尋。但和Google比起來差很多。
• 沒有【Html格式】編輯。
• 沒有【標籤】功能。
• 沒有【日曆】功能。

TOP

---

硬體規格：

這是目前我所知道的硬體規格。

中央控制晶片	Star 9105gu(STR9105) 250Mhz (感謝Kiwi提供)
無線網路晶片	Ralink RT2561T
交換器晶片	IC Plus IP175C
IED控制器	ITE IT8211F
記憶體	64M Bytes flash

TOP

---

測試尚未全部完成，會進一步更新。先貼上一張內部PC板的照片。請通知我，如有違反著作權的問題。

---

花絮：
【2008.08.16】慘了！被我玩掛了，今天重新啟動時發現電源燈不亮，變壓器燈也不亮，以為是變壓器壞了，但將電源線從機器拔除後，變壓器燈就亮起來了，再插進機器後，就聽到『趴』的一聲從變壓器傳出，我想應該是機器內部的電源部份燒毀了，看來必須換新的或是送修了。

【2008.08.19】終於收到 PChome 同意換貨的通知了。希望第二台不會有相同的問題。之前沒說明是在 PChome 上網購的，實在有點懶得出門。

【2008.08.21】今天早上收到廠商重送的新品，又可以開始工作了。

---

[電腦] 如何設定 Microsoft Outlook 2003 English 取消郵件通知及更改收信時間間距

當網路品質不好時，Outlook常常會跑出警告畫面。有時候想想真是脫褲子放屁。其實我也知道連線品質不好，還一直一直提醒，真的很煩耶！這裡教你如何關閉這些Outlook的警告畫面，讓它不再干擾你的工作品質。

---

下面是以Outlook 2003 English版為例，說明如何設定取消郵件通知及更改收信時間。

取消郵件通知訊息

1. 開啟Outlook 2003後，在 Windows XP 或是 Windows 200 的右下角的長駐程式中找到Outlook的圖示，正常時候是左圖(紅線框起來的圖示)，如果正在做郵件收取及發送動作時會如右圖(紅線框起來的圖示)。

   正常outlook圖示	正在做郵件收取及發送動作的圖示

2. 在上圖的Outlook圖示點滑鼠右鍵並開啟功能選單，將【Show New Mail Desktop Alert】前面的打勾取消。
   
3. 這樣就不會在有新郵件的通知出現，可以免去工作到一半時的干擾。
   

變更郵件收信的時間間距

1. 開啟Outlook 2003後，在功能表上選【Tools】─【Options...】。
   
2. 開啟對話方框，點選【Mail Setup】標籤，然後按【Send/Receive...】按鈕。
   
3. 在【Schedule an automatic send/receive every】選項後面的欄位內定為每【3】分鐘自動收發一次郵件，可以改為每【5】分鐘一次，或是每【10】分鐘一次。
   
4. 按【Close】結束設定，以後Outlook就會按照你新設定的時間間距來自動收發郵件。
   
5. 收信時間延長後，如果想要即時收信，可以在Outlook的主視窗作動的狀況下按快速鍵【F9】，或按下快捷列上的【Send/Receive】按鈕，強迫立即收、發郵件。

---

相關閱讀：
如何有效使用電子郵件對生活及工作上帶來的影響
鍵盤【表情符號】

[電腦] 如何用電腦一邊放投影機又一邊上網或是讀電子郵件 ─ Windows XP 雙螢幕顯示

常常看到國外同事用電腦做簡報時，可以一邊放投影機，又可以一邊上網或是看電子郵件，讓我羨慕不已，原以為需要使用到什麼特殊軟體，現在終於知道，原來只要幾個簡單的設定就可讓 Windows XP 幫你做到。使用 PowerPoint 時還可以讓投影機只放出簡報的內容，並在自己的螢幕上秀出備忘稿，或是討論內容及紀錄memo。

這裡提供一個無料的方法 - 使用Windows XP 的雙螢幕功能就可以達到這個目的了。

1. 首先在桌面的空白處按滑鼠右鍵。
2. 選[內容]並開啟 [顯示 內容]。
3. 切換到 [設定值]分頁。
4. 在 [顯示]標籤的地方選擇 [多重監視器]。

5. 按 [2] 這個監視器並調整其螢幕解析度及色彩品質，記得要把 [將我的 Windows 桌面延伸到這個監視器]前面的框康打勾後按[套用]。

6. 記得把你要移到這個螢幕的畫面解除最大化。

7. 然後用滑鼠把你要秀在投影機上的畫面拖曳到右邊去就行了。

---

要使用PowerPoint做簡報時還要完成下列的設定才可以，否則按[投影片放映]時會發現為什麼投影覑總是出現在自己原來的電腦螢幕上。
1. 在上方的功能表選[投影片放映] -> 選擇 [設定放映方式]。
2. 在[設定放映方式]對話方塊中，在[顯示(O)]的地方設定顯示為[監視器 2]。

 

---

[電腦] 電腦開機的步驟

1. 當電源開啟後，首先會先執行BIOS(Basic Input Output System)中所記載的開機程序命令來開機。BIOS又叫CMOS。


2. BIOS會先對電腦的硬體部分做檢測，也叫做加電自檢(POST)，他的功能是檢查硬體(記憶幾，光碟機、硬碟機、顯示卡)是否良好，如鍵盤燈亮起、光碟機開始動作、螢幕顯示、記憶體檢查測試…等等。再來會作系統的初始化動作，包括建立中斷向量、設置暫存器、並對一些外部設備進行初始化和檢測等動作。要注意的是BIOS內記錄了安裝硬體的設置參數，當電腦啟動時會由BIOS中讀取這些參數，並和實際硬件設置進行比較，如果不符合，很可會影響系統的啟動，這些設定包括系統時間、硬碟格式、光碟機型號、音效開…等。所以如果每次重開機後系統時間都不對，那就很有可能是BIOS中儲存的資料遺失了，資料是靠電池來維持的，同常更換一顆新的電池就可以解決這個問題。


3. 然後至開機磁碟(通常是硬碟)找尋並啟動作業系統(Operating System)，並將電腦硬體交給作業系統開啟、控制與管理。這時如果找不到開機磁碟則會出現錯誤訊息。

---

延伸閱讀：
電腦故障檢修之我見

[電腦]電腦故障檢修之我見

自己組裝電腦及檢修電腦時需注意下列幾點 ：
1. 安裝及拔除電腦裝置時要關閉所有的電源。如果無法確認電源關閉，最好的方法就是連插頭都拔掉。可能的話戴靜電手套在安裝電腦，以免靜電影響。
2. 避免主機板與機殼短路。請注意機殼上固定主機板的金屬螺絲銅柱或是螺絲孔彈片是有與主機板上的螺絲孔一對一，如果有螺絲銅柱長在沒螺絲孔的地方就有可能會產生短路，或是有些主機板的設計不良致螺絲銅柱或是螺絲與主機板上的其他線路接觸，也可能造成短路。一般來說主機板通常會在螺絲孔的旁邊設計接並與螺絲銅柱接觸已達到較好的接地效果，但如果與旁邊的線路太過接近的話就可能自成短路。個人會建議在螺絲與主機板之間裝上絕緣墊以防止短路但不需要安裝絕緣墊於主機板與螺絲銅製之間。
3. 建議買好一點有品牌的電源供應器(Power)。一分錢一分貨，一般隨機殼附送的電源供應器都好不到哪裡去，比較差的電源供應器會有電壓不穩、瓦數不足、及漏電的可能性，輕者造成電腦不穩常常重開機，重者電腦死當並損壞相關的零組件(CPU、記憶體、主機板、硬碟)。
4. 檢修電腦時，如果無法確定問題點時，建議先拆掉所有連接到主機板的排線(硬碟機、軟碟機、光碟機)及介面卡(如記憶體、顯示卡、網路卡)，然後再一個一個組裝回去並開機測試，記得裝回一個開機一次。

以下是電腦故障的可能原因：
1. 首先聽看看電腦開機後有否『嗶』聲。BIOS的嗶聲請參考下列網址。
http://www.wretch.cc/blog/aslu/23258683
2. 如果主機板開機時無嗶聲，連電源燈都沒亮或是亮了但馬上熄掉，則有可能是『電源供應器(Power)』或是『主機板(Main Board)』壞掉。
3. 如果主機板開機時無嗶聲，但電源燈有亮、風扇也運轉正常，有可能是CPU或主機板壞掉。CPU機會比較大，可以拆下CPU並檢查一下CPU的接觸點有無異常、檢查主機板上的CPU接觸針腳有無缺失或異常，然後再重新安裝。
4. 如果主機板開機時正常嗶聲、電源燈有亮、風扇有轉、硬體皆有運作、但螢幕顯示無訊號 請將顯示卡拔起並用橡皮擦把金手指的地方擦一下，再重插回去，如果不行，則顯示卡可能壞了。

最後，如果都不能解決時，找一家信用好的電腦公司送修會是我給你的建議。

---

延伸閱讀：
電腦開機的步驟

如何有效使用電子郵件對生活及工作上帶來的影響

電子郵件(Email)已經是現代人不可或缺的溝通工具之ㄧ，也可以說是一種電子郵件文化，但過多的電子郵件卻大大的影響了我們工作的效率及生活品質。想想看你每天到公司後花多少時間在處理電子郵件，其中又有多少是沒用的垃圾郵件，或是與你無關的郵件，如何有效的處理電子郵件就變成了一項重要的課題。

你有認真的想過這個電子郵件所造成的問題嗎？其實電子郵件用得好，反而可以大大的提升工作效率並達到溝通的目的及留存資料，這裡提供幾種方法，讓各位想想如何有效運用電子郵件 。

• 善用『垃圾郵件(SPAM)過濾軟體』─ 垃圾郵件無所不在，一般人的信箱裡應該三分之ㄧ以上是垃圾郵件吧！選一個好的垃圾郵件過濾軟體可以節省清除垃圾郵件的時間。
• 認真對待電子郵件主旨及內容 ─ 電子郵件可以為兩地不同時差的人提供一種溝通方式，或是當作討論後的備忘錄(MEMO)，也可以是交辦事項的通知。所以使用電子郵件描述問題時，應盡可能的讓人清楚、明瞭易懂，避免過於簡短的內容或是嚕囌的句子，這需要一點功力，但必須花點心思好好拿捏。畢竟不是面對面的溝通，講得不清楚，很容易引起誤會；講得太嚕囌又會讓人抓不到重點。過與不及都需要更多的郵件的彌補。如果文字敘述有困難，也可以運用表格或是附圖說明。
  另外，一個簡潔有重點的主旨也很重要，很多人都是只看主旨就決定要不要先看這封電子郵件的內容。倘若討論的主題變了，也記得要更改主旨，以避免混淆。主旨也可以成為日後郵件搜尋的標的，適當的主旨可以節省很多郵件搜尋的時間。
• 勿把電子郵件當『即時通』─ 我常常看到有人把電子郵件當成『即時通』來來去去的，有時候只是兩個人的對話，或是有一方不清楚談話內容，但其他人卻得忍受雪片般飛來的電子郵件，這時候如果有一方拿起電話撥給對方，把話講清楚，事情就解決了；有時候兩個人明明只坐在隔壁卻用電子郵件來來去去，像是互相拿著弓箭射來射去一樣。這是你要的電子郵件文化嗎？
• 認真對待電子郵件發送的對象 ─ 你有認真的想過真的有必要發送一封電子郵件嗎？寫好的電子郵件又必須送給哪些人呢？又有哪些人是需要送副本(CC)給他(她)呢？這些人真的有需要收到你的電子郵件嗎？你應該也不想要收到一些與你不相干的電子郵件吧！所以請在你按下【傳送(Send)】按鈕前認真思考傳送郵件及副本的對象吧！讓真的有需要的人收到你的電子郵件就好。另外要確認，經辦人的名子確實被放到收件者(to)，被通知者放到副本(CC)，這樣可以避免混淆這封郵件要哪些人採取行動(take action)？而哪些人只需知道事件的發展即可。
• 保持同一封郵件討論同一個主題 ─ 這樣有助於電子郵件的連貫性，並避免被過多的主旨討論所混亂。另外在日後搜尋電子郵件時也比較不會遺漏任何重點。
• 減小電子郵件的干擾 ─ 別動不動就檢查你的電子郵件信箱，給自己一點時間來把手頭的工作告一段落了再檢查郵件；盡量不要讓收信軟體提示你有新的郵件寄到，以免這中斷你的工作進度，一般人都會好奇郵件寄來後講些什麼，但是當你打開郵件後很有可能就會被郵件的內容打斷了正在進行的工作。也可以設定時間長一點才讓收信軟體收一次信。
• 運用顏色管理你的電子郵件 ─ 我個人會用MS-Outlook把只寄給我的電子郵件標示為紅色，因為郵件只寄給我表示與我有關，這是我會先看的郵件；再把老闆寄來的郵件標示為藍色，就算是拍馬屁好了，老闆的郵件當然得先處理。
• 善用搜尋功能 ─ 電子郵件的管理是一大學問，如何快速的找到以前的電子郵件更是一項挑戰，有人用資料夾分門別類，但分得太細又像沒分一樣。我個人的經驗是只用時間來分類，半年或是一年分一個資料夾，視檔案大小而定，因為檔案太大會crash，然後用郵件軟體的『搜尋』、『尋找』、『發現』來找到我要的郵件，所以當初的郵件主旨就很重要了，我通常會把主旨寫得很清楚以方便搜尋之用。

---

相關閱讀：
如何設定 Microsoft Outlook 2003 English 取消郵件通知及更改收信時間間距
鍵盤【表情符號】
如何正確使用【電子郵件(Email)】(一)─郵件禮儀
如何正確使用【電子郵件(Email)】(二)─郵件內容
如何正確使用【電子郵件(Email)】(三)─郵『箭』傷人
如何正確使用【電子郵件(Email)】(四)─勿把郵件當即時通
如何正確使用【電子郵件(Email)】(五)─同主旨同郵件
如何正確使用【電子郵件(Email)】(六)─主旨包含關鍵字
如何正確使用【電子郵件(Email)】(七)─郵件分類/善用搜尋
如何正確使用【電子郵件(Email)】(八)─顏色管理
如何正確使用【電子郵件(Email)】(九)─減小郵件大小

---