使用 Outlook 的【工作/Tasks】追蹤紀錄「待辦工作」

  

Outlook 軟體其實並不是只能接送電子郵件及行事曆功能而已，它還有很多好用的功能，這裡再為你介紹其【工作/Tasks】功能，這個功能可以幫助你紀錄並追蹤待辦工作，也可以設定提醒時間，並協助你指派(Assign)任務給同事或是員工，要注意的是當你指派工作給其他人之後，你就沒有權限再更改這個項目了。缺點是你必須進到 Outlook 才可已有這些服務。

參考最上面的圖片，在 Outlook 的視窗中點選【Tasks/工作】，就會轉換到【工作】頁面，在空白處填入工作的主旨(Subject)後按下[Enter]就可以新增一筆工作，這裡可以設定的項目有狀態(Status)、到期日(Due Date)、完成%(% complete)…等。請注意：已過期的項目系統會自動轉為紅色，已完成的項目則會出現刪除線。

在每個項目上連續點滑鼠兩下，可以開啟更多的選項，如果要讓 Outlook 提醒你，就可以在 Reminder(提醒) 的前面方框打勾並設定時間。可以按 Detail(詳細資料)設定更多的選項。如果要分派工作給同事或員工，則點選 Assign Task(指定工作)，請注意：指定工作只能送給一樣使用 Outlook 環境的人，其他的郵件軟體將無法運作。當對方接受這項指派工作後，這筆資料將從你的工作清單中消失。

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讀完這篇後你一定要看：
利用記事本追蹤紀錄「待辦工作」項目
用 記事本追蹤紀錄「待辦工作」的注意事項
8D report (問題分析與解決)

用記事本追蹤紀錄「待辦工作」的注意事項

 

前面教給大家如利用記事本來紀錄「待辦工作」項目，這裡我再提供一些關於使用記事本紀錄「待辦工作」的注意事項及使用上的建議：

1. 用色筆把已完成事項劃掉

當你完成一項工作後，請記得要用筆把它劃掉，這樣可以幫助我們判斷有哪些事項已經完成了，又有哪些還未完成，我習慣用藍色或是黑色原子筆寫待辦項目，然後拿紅筆或是螢光筆劃掉已完成項目，就如同之前說過的，劃掉已完成項目的感覺真的很「爽」，也很有成就感 。另外，經過一段時間後再來檢視自己完成的項目，你會驚訝地發現自己還是有在做事。

2. 每隔一段時間就整理一下「待辦工作」記事本

隨著時間的流逝，待辦工作的項目會越來越多，頁數也會隨著增加，要記得常常從最前面檢視自己記事本裡的「待辦工作」項目，這樣可以隨時提醒自己還有哪些工作還未完成。

當你會發現在同一頁記事本上的待辦項目只剩下一、二項還未完成，而其他大部分都已經完成了，建議你要檢視一下這些還未完成的項目是否還有需要繼續進行的必要，是否可以取消。如果需要繼續，可以選擇把這些未完成的項目重新整理填到記事本的最新項目，但要保留原來的日期。

當同一頁的所有項目都完成或是已挪到最新一頁時，就可以用筆在這一頁上打個大【X】，爽之外！還可以告訴自己以後不用再檢視這一頁了。

3. 在每個待辦工作項目間多空一行

個人經驗，一般我會在每個待辦工作項目間多留一行空白，方便日後有需要時作註解之用，如果沒有需要也可以不用多放一行空白。隨你啦！

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讀完這篇後你一定要看：
利用記事本追蹤紀錄「待辦工作」項目
使用 Outlook 的【工作/Tasks】追蹤紀錄「待辦工作」
8D report (問題分析與解決)

利用記事本追蹤紀錄「待辦工作」項目

你平常都是如何記得你有哪些「待辦工作」的呢？靠自己的記憶？或是靠別人的提醒？或是利用電子郵件來記錄？

我是不太相信自己的記憶能力，年輕的時候可能記性好，什麼事情都可以記得住，但隨著年紀增長(記憶體好化)，或是工作量的增加(超出最大記憶體大小)，有些工作不小心忘記就變成了家常便飯，久而久之就會影響到自己的工作效率及performance。

從大學時代開始我就習慣使用「記事本」來紀錄我的「待辦工作」，方法很簡單，只要記下日期及標題就可以了 (參考上圖)：

1. 「待辦工作」的填寫日期

不是工作開始時間，也不是工作要求結束的時間，就只要記上你寫入「待辦工作」於筆記本的當天時間就好了。這是為了日後提醒我們這件工作是在多久以前起始的，方便我們日後整理記事本時的參考。

2. 待辦工作」的標題內容

再來是寫下「待辦工作」的標題內容，不用太詳細，但要讓自己看得懂就可以了，基本上你看到這個標題就會想起是什麼事了，比如說：「明年度預算準備」或是「拜訪PCB廠商」等。

這本記事本的目的純粹就是要提醒我們有哪些「待辦工作」，以防止我們不小心忘記了。據我多年來執行下來，效果非常好，至少對我是這樣啦，後來看到Outlook也推出了類似的功能 (Tasks/工作)，使用Outlook的好處是可以在電腦上設定到期時間(due date)，也可以紀錄詳細的資料，但缺點是必須開電腦進到Outlook。

我個人還是比較習慣使用「記事本」來紀錄，原因當然是不用開電腦就可以查詢，但最重要的是每當我完成一件事情後，可以拿一枝紅筆或是螢光筆用力的給它劃掉，那種感覺只能用一個「爽」字來形容，那是一種 成就感，用錢買不到的感覺 。

使用「記事本」來紀錄還有一個優點，可以塗鴉。有時多多少少會有一些工作內容的變更，這時稍微塗鴉一下就可以標示變更了。

未完，注意事項…

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延伸閱讀：
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